บทที่ 6

การสร้างรายงาน (Report)

     การสร้างรายงาน (report) เป็นการนำข้อมูลจากตาราง หรือแบบสอบถาม ผลลัพธ์ที่ได้จากการค้นหาข้อมูล หรือผลลัพธ์ที่ได้จากการคำนวณ เช่น ผลสรุปยอดรวม ค่าเฉลี่ย ค่าทางสถิติและค่าที่ได้จากการวิเคราะห์ด้วยฟังก์ชันทางการเงิน เป็นต้น รวมทั้ง การนำเสนอข้อมูลในรูปแผนภูมิหรือ chart ซึ่งสามารถแสดงข้อมูลได้ทั้ง บนจอภาพและพิมพ์รายงานออกมาทางเครื่องพิมพ์

มุมมองของรายงาน

มุมมองของรายงาน มี 3 แบบ คือ

     1. มุมมองออกแบบ (design) เป็นมุมมองที่ใช้ในการสร้างและแก้ไขรายงาน จะมีลักษณะคล้ายมุมมอง design ของฟอร์ม

     2. มุมมองตัวอย่างก่อนพิมพ์ (print preview) เป็นมุมมองที่ใช้แสดงตัวอย่างรายงานที่สร้างไว้ในมุมมอง design เพื่อดูผลก่อนสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ถ้าผลที่ได้ยังไม่เป็นที่พอใจหรือมีข้อผิดพลาดจะได้แก้ไขก่อนพิมพ์จริง ซึ่งจะช่วยประหยัดกระดาษและเวลาได้มาก

     3. มุมมองแสดงตัวอย่างเค้าโครง (layout previews) เป็นมุมมองที่ใช้แสดงตัวอย่างโครงสร้างรายงานในลักษณะเดียวกับมุมมอง print preview ต่างกันตรงจะแสดงข้อมูลตัวอย่างเพียงคร่าวๆ เท่านั้น จะไม่แสดงข้อมูลจริงทั้ง หมดในรายงานนั้น เพื่อให้ผู้ใช้มองเห็นตัวอย่างรายงานอย่างรวดเร็วก่อนพิมพ์จริง

วิธีการสร้างรายงาน

การสร้างรายงาน ทำได้ 3 วิธี คือ

     1. สร้างรายงานง่ายๆ จาก 1 Table / Query อย่างรวดเร็ว เป็นวิธีที่เร็วและง่ายที่สุดเพียงคลิกเลือก Table / Query ที่จะให้เป็นแหล่งข้อมูลของรายงานนั้น แล้วคลิกปุ่มคำสั่ง Report ในแท็บ Create

     2. สร้างรายงานโดยใช้ตัวช่วยสร้าง (Report Wizard) เป็นการสร้างรายงานโดยตอบคำถามหรือเลือกส่วนประกอบต่างๆ ที่ต้องการให้แสดงในรายงาน โดยทำตามลาดับขั้นตอนไปทีละขั้น ซึ่งสามารถสร้างแผนภูมิหรือ chart ได้ด้วย

     3. สร้างรายงานในมุมมองออกแบบ (Design View) เป็นการสร้างรายงานด้วยตัวเองทั้งหมด ตั้งแต่การออกแบบ เลือกส่วนประกอบ กำหนดตำแหน่ง เงื่อนไขรายละเอียด และอื่นๆ ที่จำเป็นจนได้รายงานที่ต้องการ

     รายละเอียดในการสร้างรายงานจะคล้ายๆ กับการสร้างฟอร์ม ซึ่งถ้าต้องการความสะดวกอาจเลือกสร้างรายงานแบบอัตโนมัติ หรือใช้ตัวช่วยสร้าง แล้วทำการแก้ไขในตอนหลังด้วยตัวเองได้ในมุมมองออกแบบ

การสร้างรายงานแบบง่าย

1. เลือก Table / Query ที่จะใช้สร้างรายงาน
2. คลิกแท็บ Create
3. คลิก Report
4. แสดงรายงานแบบ Tabular
5. คลิก Save
6. ตั้งชื่อรายงาน
7. คลิก OK

สร้างรายงานโดยใช้ตัวช่วยสร้าง (Report Wizard)

1. คลิกแท็บ Create
2. คลิก Report Wizard
3. เลือก Table / Query ที่จะใช้สร้างรายงาน
4. ดับเบิhลคลิกเลือก field ที่จะใช้ หรือคลิกปุ่ม >> เพื่อเลือกทุก field อย่างรวดเร็วแล้วจึงคลิกปุ่ม Next
5. เลือก field ที่จะใช้จัดกลุ่ม
6. เลือก field ที่จะใช้เรียงข้อมูล แล้วจึงคลิกปุ่ม Next
7. เลือกรูปแบบการวาง field และการวางแนวกระดาษพิมพ์ แล้วจึงคลิกปุ่ม Next
8. ตั้งชื่อรายงาน
9. คลิก Finish

การสร้างรายงานในมุมมองออกแบบ

     วิธีสร้างรายงานในมุมมองออกแบบ (Design View) จะคล้ายกับการสร้างฟอร์มที่กล่าวมาแล้ว โดยสิ่งที่ต้องพิจารณาเพิ่มเติมจากฟอร์ม คือ การจัดกลุ่มและเรียงลำดับข้อมูล รวมทั้ง การเลือกฟังก์ชันเพื่อคำนวณค่าผลสรุปของข้อมูล โดยการเริ่มสร้างรายงานดังนี้

     1. เลือกแท็บ Create

     2. คลิก Report Design

     3. ได้พื้นที่สำหรับสร้างรายงาน

ส่วนประกอบในมุมมองออกแบบของรายงาน

แท็บคำสั่ง ที่ใช้สร้างหรือแก้ไขและจัดรูปแบบรายงาน ได้แก่
     1. แท็บ Design

     คำสั่งในแท็บ Design ของ Report จะใช้สำหรับการสร้าง/แก้ไขหรือทำงานร่วมกับ Report ซึ่งการทำงานแต่ละคำสั่งจะเหมือนกับคำสั่งในแท็บ Design ของมุมมอง Layout โดยมีคำสั่งที่เพิ่มเข้ามา คือ Tab Order, Subreport in New Window, View Code และ ConvertReport’s Macros to Visual Basic

     2. แท็บ Arrange

     การทำงานของคำสั่ง ในแท็บนีส่วนใหญ่จะเหมือนกับคำสั่ง ในแท็บ Arrange ของมุมมอง Layout มี   คำสั่งที่เพิ่มเข้ามา คือ Size/Space, Align, Bring to Front และ Send to Back

     3. แท็บ Format

     คำสั่งในแท็บนี้จะเหมือนคำสั่ง ในแท็บ Format ของมุมมอง Layout ทุกคำสั่ง

     4. Report Design Area

     ใช้สeหรับสร้างและออกแบบ Report ประกอบด้วยเซคชั่นต่างๆ เหมือนฟอร์ม เมื่อสร้างรายงานใหม่ว่างๆ มุมมองออกแบบ นอกจากเซคชั่น Detail แล้ว จะมีเซคชั่น Page Headerและ Page Footer ด้วย นอกจากนียั้งมีปุ่ม Add a group และ Add a sort เพิ่มเข้ามา เพื่อให้กeหนด field ที่จะใช้จัดกลุ่มและเรียงลeดับข้อมูลในรายงาน